Un e-mail come primo strumento di presentazione di una azienda e di se stessi



Un e-mail è uno strumento di comunicazione molto più importante di quello che non si pensi, per due motivi:

- è di uso immediato, sia per chi lo invia che per chi lo riceve;
- se usato correttamente offre tutti i suoi vantaggi; se usato con leggerezza può essere controproducente.

Un buon e-mail è una risorsa importantissima per una adeguata comunicazione professionale. Scrivere e-mail efficaci aumenta il valore della comunicazione, e dà un’immagine positiva e professionale di se stessi e della azienda.

1) Destinatario del messaggio
Quando inserite un nuovo indirizzo professionale di e-mail nella rubrica, potete farlo in uno dei due seguenti modi: “Carlo Rossi” oppure “Andromeda srl – Dr. Carlo Rossi”. Il primo modo è un modo frettoloso, adatto a contatti informali, inadeguato soprattutto se la persona è una nuova conoscenza o se abbiamo con lei contatti sporadici. A volte, addirittura si evitano le maiuscole: “carlo rossi”. Il secondo modo è un approccio professionale e rispettoso nei confronti del Sig. o Dr. Carlo Rossi e della ditta per la quale lavora. Il nome che immetterete nella Vs. rubrica sarà quanto troverà scritto il destinatario sulla sua copia, ad esempio: “Da: Nome del Mittente” – “A: Carlo Rossi”, oppure: “A: “Andromeda srl – Dr. Carlo Rossi”.

2) Mittente del messaggio
In genere i programmi di posta elettronica che usiamo per inviare i ns. e-mail permettano di specificare come dovrà essere indicato il mittente del messaggio, cioè noi. Anche qui vale lo stesso principio: “Mario Bianchi”, oppure “Mario Bianchi – Eurocasa Spa, Direzione Amministrativa”.

3) Oggetto del messaggio
A parte l’indirizzo del mittente, l’oggetto è il primo elemento che il destinatario vede ancora prima di aprire il messaggio. L’oggetto dovrebbe essere breve (massimo 6-12 parole), e contenere il succo del messaggio che il destinatario sta per aprire. Soprattutto nei messaggi contenenti offerte, l’oggetto dovrebbe invogliare l’utente a continuare a leggere il messaggio, prima di… cestinarlo.

4) Data del messaggio
In genere non è necessaria, in quanto il computer inserisce automaticamente la data e l’ora di invio del messaggio.

5) Testo del messaggio
Il saluto. E’ d’obbligo rivolgerci al destinatario con un saluto adeguato al tono ed al contenuto della comunicazione. Nei messaggi professionali formali, “Egregio Sig. Rossi”, “Gentile Sig.ra Bianchi” o “Buongiorno Sig. Verdi” sono la formula più collaudata. Nel caso di comunicazioni professionali a persone con cui siamo in rapporti abituali un “Caro Giorgio”, “Ciao Paola”, o “Buongiorno Anna” è senz’altro in tono con la situazione. Altre forme di saluto come “Buongiorno,” / “Buonasera,” o “Egregi Signori” possono essere utilizzate per rivolgerci genericamente a una ditta, ad un suo reparto o a persone che ancora non conosciamo per nome.

6) Quando non sappiamo a chi rivolgerci all’interno di una ditta
Nel caso in cui vogliamo rivolgerci ad una ditta e ne conosciamo soltanto l’indirizzo generico di e-mail, senza avere un nominativo preciso, possiamo indicare nella prima riga del testo “All’attenzione del responsabile commerciale”. Avremo così più probabilità che il messaggio venga stampato e passato direttamente alla persona o al reparto indicato, senza che esso resti lì nell’attesa che qualcuno lo legga per intero, capisca di che cosa si tratta, per poi smistarlo. Nei casi più estremi un messaggio senza destinatario che obblighi chi lo riceve a impiegare il proprio tempo per capirlo e decidere a chi girarlo, potrebbe anche essere direttamente cancellato.

7) La prima frase del testo: cosa evitare
A volte si inizia con un “Come va?”, “Tutto bene?”, “Mi auguro che stia bene!”… Anch’io spesso ci cado, ma dopo aver riletto il messaggio – magari già inviato – mi rendo conto di non aver detto niente se non una banalità, che a voce, di persona, ha un senso, ma in un e-mail… proprio no. A volte si può far riferimento ad una situazione personale o professionale che sappiamo che al momento il destinatario sta vivendo: “Stanno procedendo i lavori di costruzione della nuova casa?” oppure “Stanno andando bene i Vs. affari nel nuovo mercato che avete affrontato?” Comunque, non è detto che le situazioni a cui si accenna si stiano svolgendo positivamente. Non c’è niente di peggio che scrivere “Tutto bene a casa?” e poi sapere dopo che purtroppo ci sono stati problemi, o essere informati che il nuovo prodotto è stato un fiasco dopo aver chiesto notizie sul suo lancio. Meglio qunidi andare subito al sodo.

8) La prima frase del testo: introdurre l’argomento
Spiegare in poche parole di cosa si vuol parlare, indicando schematicamente fatti, date, luoghi e eventuali numeri di documenti (es. fatture, contratti, operazioni, ecc.). Nella prima frase o nelle prime due si dovrebbe estendere quanto indicato nell’oggetto, per continuarlo a trattare poi in dettaglio nelle frasi successive.

9) Il corpo del testo
Qui si trattano nei dettagli tutti gli aspetti dell’argomento, spiegando possibilmente perché si assume una certa posizione. Cercare di non essere troppo prolissi o ridondanti, perché i messaggi lunghi stancano chi li deve leggere, oltre chi li deve scrivere.

10) Conclusioni
Se necessario esprimere chiaramente la propria posizione nei confronti di chi ci legge o dell’argomento trattato. Se attendiamo risposta (a mezzo mail, telefono o in altro modo) scriviamolo chiaramente nel finale.

11) Saluti
Ringraziare chi ci legge per la sua attenzione, e per quello che ha fatto se ha fatto qualcosa di utile o di cortese nei ns. confronti. Un breve “Cordiali saluti” o “Distinti saluti” o sarà più che adeguato, seguito dal nome della ditta e dal proprio (se vogliamo con la carica o il reparto di appartenenza).

12) P.S.
Visto che una parte dimenticata può essere inserita in un qualsiasi punto del testo prima di inviarlo, non ha molto senso metterla alla fine del messaggio. Può essere invece utilizzato per fare un breve accenno ad una situazione diversa da quella trattata nel messaggio, che magari sarà approfondita in un’altra occasione o con altri mezzi.

13) Punteggiatura e Ortografia
Si imparano fin dalle scuole elementari, ma sembra che già alle medie quasi tutti se ne siano dimenticati. Basta leggere qualsiasi messaggio di giovani e meno giovani in un qualsiasi sito Internet (forum, blog, ecc.) in cui si possa lasciare un messaggio privato o pubblico e ci si rende conto di come sia vero. Tale mancanza di attenzione nella punteggiatura e nell’ortografia viene spessissimo trasferito nelle e-mail di lavoro, ed essa si traduce in una vera e propria mancanza di rispetto per l’interlocutore.

14) Uso delle maiuscole
Usiamo le maiuscole almeno in due casi:

  • all’inizio di ogni frase;
  • per i nomi di persone, di nazioni, città e paesi e per i nomi delle ditte.

15) Paragrafi e spaziatura tra loro
Può essere molto efficace suddividere le idee o i concetti in paragrafi, cioè in blocchi di frasi e di linee di testo separati tra loro da una riga vuota. Andare a capo alla fine di un paragrafo significa dire al lettore: “Ho finito di esprimere un concetto, ti faccio fare una pausa saltando una riga e introduco un nuovo concetto nel paragrafo successivo”.

16) Elenchi puntati o numerati
Un elenco puntato o numerato, è molto utile se si deve esporre una serie di dati che riguardano quanto si è appena detto. Ad esempio, parlando di un prodotto, se ne possono elencare le caratteristiche con un elenco numerato, ad esempio:

ARTICOLO “ABC-123” – Caratteristiche varie:

Caratteristica n. 1;
Caratteristica n. 2;
Caratteristica n. 3;
…eccetera.

E’ chiaro che questo tipo di elenchi deve avere almeno tre punti da illustrare, altrimenti tanto vale elencarli uno di seguito all’altro in una sempice frase. Affinché siano efficaci i vari punti dovrebbero avere lunghezze simili tra loro, ed iniziare tutti con un verbo o tutti con sostantivo:

ARTICOLO “ABC-123” – Caratteristiche varie:
Prezzo contenuto;
Design attuale;
Manutenzione semplice.

Mentre invece scrivere come segue risulterebbe meno scorrevole, anche se ugualmente corretto per farsi comprendere:

ARTICOLO “ABC-123” – Caratteristiche varie:
Prezzo contenuto
Disegnato secondo le ultime tendenze;
E’ semplice da mantenere in efficienza.

17) Chiarezza, chiarezza, chiarezza…
La chiarezza non è dote di tutti. Spesso la mancanza di chiarezza sottintende l’inesistenza di idee, ma soprattutto di volontà e intenzioni concrete di fare le cose o farsi capire. Nel lavoro non esser chiari non solo è mancanza di professionalità, ma si traduce in una sola cosa: perdita di occasioni, e quindi di soldi. Il non esser chiari porta a diverse situazioni, la più indolore delle quali è la necessità di dover ripetere le cose, per cercare di spiegare una seconda volta quello che il destinatario del messaggio non ha capito nel primo e-mail. Continuando su questa scala di difficoltà in cui ci troviamo a non esser chiari, scopriamo che presentarci in maniera poco chiara porta a dare di noi – e soprattutto della ditta dove lavoriamo – un’immagine poco professionale. Nei casi limite un accordo concluso con e-mail nebulose porta alla resa di un servizio inadeguato, o addirittura sbagliato, con la possibile conseguenza di mancato pagamento e addirittura di perdita del cliente. Esser chiari non significa necessariamente dover essere “eroi”; sarà sufficiente farsi capire nelle intenzioni, nei fatti e nelle cifre che vengono trattati nell’e-mail. Basterà:

Aprire il messaggio con una breve introduzione all’argomento;
Andare nei dettagli di quello che si vuol dire, meglio se trattati punto per punto in paragrafi distinti;
Concludere riepilogando brevemente quanto è necessario. Se necessario chiedere chiaramente “La prego di prender nota di quanto sopra e fare il necessario…” oppure “Nell’attesa di una Sua conferma a mezzo e-mail (o fax, lettera ecc), o di Sue diverse istruzioni…”.

18) Concisione
Essere concisi fa risparmiare tempo a chi scrive e a chi legge. Essere concisi non vuol dire scrivere meno di quanto serve per essere chiari e precisi, ma semplicemente non fare giri di parole inutili, non perdersi in luoghi comuni, non ripetere le cose e attenersi unicamente a quanto trattato nell’oggetto del messaggio. Per “scorciare” a volte – se la situazione lo permette – si può scrivere l’e-mail, metterlo da parte senza spedirlo e rileggerlo dopo alcune ore o magari il giorno dopo, e verrà più facile capire dove accorciare il testo.

19) Rispetto e considerazione per il destinatario
Quanto scritto finora si può riassumere con queste parole: rispetto per il destinatario del messaggio. Basta tener presente questo per aderire alla maggior parte dei punti precedenti. Chi legge nota il rispetto che gli portiamo, ed esso avrà un effetto positivo dal punto di vista commerciale. Inoltre, “rispettando” il destinatario, saremo considerati persone che hanno rispetto per il lavoro in generale e – se siamo dipendenti – per la ditta dove lavoriamo, e questo farà segnare ulteriori punti a nostro vantaggio.

20) Chiudere il messaggio
Dopo la firma è auspicabile inserire (spesso si può fare in maniera automatica) tutti i dati che riguardano la ditta e i mezzi per contattarci: ragione sociale, indirizzo completo di CAP e di sigla della nazione (nel caso di abituali contatti con l’estero), telefono, fax, e-mail e sito Internet, numero di cellulare. Così facendo il destinatario avrà riepilogato in poco spazio tutto quanto gli serve per contattarvi rapidamente. Una volta di più, lo avrete servito bene, e avrete giovato alla vostra professionalità e a quella della Ditta nella quale operate.

estratto da www.pacini.com